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電子帳票基盤「Paples」とシームレスに連携し、法令要件に則してデータをアーカイブ
電子帳簿保存法対応 専用インターフェース

電子帳簿保存法とGRANDIT

電子帳簿保存法(以下、電帳法)は、本来紙での保管が義務付けられている国税関連帳簿書類や受領証憑、取引文書を電子保存し、紙証憑原本を破棄できるようにするための要件を定めた法律です。
ペーパーレス化やリモートワークの推進に、企業の同法対応は欠かせないものとなってきました。
令和3年度の改正で大きく制度が変更され、同法で定める電子保存のための要件が緩和された一方、各企業による自己責任での運用管理が求められ、税務調査時などで違反が発覚すればより重いペナルティが科されることから、各企業による統制がより一層重要となります。
同法の要件を適用するために、例えば帳簿・書類区分においてはGRANDIT本体に対して検索機能を個別開発することで、電帳法へ対応することも可能です。しかし、EPR本体を同法の要件に適応させると様々な問題が発生します。

【課題】

1. データの蓄積による処理速度の低下

同法の要件やそれ以外の法令対応等で、10年近く(税法上のデータ保存期間は7年、欠損金繰り越し時は最長10年分)の帳簿データ、明細データ、変更履歴データ、マスタデータ等の保存が必要となるケースも出て来ます。データ量増大によるリソース圧迫や処理速度低下、データバックアップ時やデータ移行時のトラブルの原因になりかねません。

2. GRANDITだけではすべての区分に対応するのは困難

電帳法には「帳簿」「書類」「スキャナ保存」「電子取引」の4つの区分があり、将来的にすべての区分に対応し、ペーパーレス化を進めるには、証憑の明細データとの紐付け管理など、要件に対応した様々な機能が必要になります。ERP本体にアドオン機能として実装したり、区分ごとに別製品を導入すると、保守運用が煩雑化し、更改時やバージョンアップ時に様々な問題を発生させる可能性があります。

3. GRANDIT以外のシステム利用、システム更改時の問題

電帳法の適用範囲は、各社のシステム構成により、販売管理や在庫管理など複数の業務システムに及ぶこともあります。システム更改時には同法の適用と届出を都度見直さなければなりません。

電子帳票基盤「Paples(パピレス)」の活用

NHSが開発・ご提供する電子帳票パッケージ「Paples(パピレス)」は、帳票の作成・電子保存・電子配信・電子活用を一元管理できる統合帳票基盤です。電帳法の4区分(「帳簿」「書類」「スキャナ保存」「電子取引」)に活用でき、JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)の各種認証を得たシステムです。

Paplesは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証/電子帳簿ソフト法的要件認証を取得したソフトウエアです。認証ロゴはJIIMAによりライセンスされています。

【Paplesで解決!】

1. 帳票や証憑のみならず、関連データもアーカイブし一元管理

同法の要件対応に必要な帳簿データ、明細データ、変更履歴データ、マスタデータ等をPaplesに長期保存し、GRANDIT本体のデータ量増大を防止します。同法が定める見読可能装置として活用できる他、請求書や納品書等の電子配信や電子契約連携、電子取引データの長期保存、自動FAXなど、Web上で様々な活用が可能な為、テレワークや問合せ対応業務の分担にも有効で、業務を効率化できます。

2. Paplesとそのオプション機能だけで4区分に対応可能

電帳法の4つの区分(「帳簿」「書類」「スキャナ保存」「電子取引」)に対応可能で、Paples本体にオプション機能を付加して迅速に導入できます。また、NHSの同法対応コンサルティングサービス(注)により、GRANDITや上位システムからのデータ連携や一連の業務フローについても、同法適用や備付け書類の整備まで専門家によるコンサルティングで、より確実な対応が可能です。(注:法令に規定されている税理士の業務に関しては税理士とお客様との直接対応となります。)
税務調査時もPaplesを見読可能装置として活用できるので、監査対応負荷の軽減にも役立ちます。

3. 様々な業務システムとシームレスに連携し、電帳法関連データを一元管理

ERP導入企業においても、電帳法の適用帳簿・書類・取引文書は多岐にわたり、複数の業務システムで処理していることも多いものです。PaplesはERPのみならず、メインフレームやオフコン、様々な業務システムともシームレスに連携し、データの統合一元管理が可能です。

GRANDIT専用インターフェース(帳簿・書類)

NHSが開発・ご提供するPaples連携用の同法対応GRANDIT専用インターフェースでは、GRANDITユーザのお客様がより簡易に電子帳簿保存法への対応を実現できるよう様々な機能を実装しています。
帳簿・書類区分用のインターフェースでは、月次締め処理後に、帳簿データ(仕訳明細データ・変更履歴データ等含む)、マスタデータ等を自動で出力し、Paplesに取り込みます。
Paplesを同法の要件に則した会計サブDBとしてデータ集約し、長期保管するほか、見読可能装置として複合検索や参照、税務調査対応も可能です。
また、Paplesに取り込んだ帳簿・書類をWebブラウザ上で検索・参照・活用等ができるので、テレワークにも対応できます。

GRANDIT専用インターフェース(スキャナ保存)

スキャナ区分用のインターフェースでは、担当者が受領証憑の内容をGRANDITに入力/連携指示すると、関連帳簿とその明細データが自動でPaplesに連携します。受領証憑をスキャナでPDF化し、アップロードすると自動的にPaplesにID情報とともに登録され、Paples内で明細データと関連付けられ、一元管理されます。
Paplesでタイムスタンプの付与や、定期検査の際のタイムスタンプ一括検証などが行え、明細データや関連証憑のWeb上での検索、表示が可能です。
証憑の元本破棄によるペーパーレス化やテレワーク対応を促進します。

GRANDITの各入力画面から証憑のアップロードが可能

例)仕入入力画面

GRANDITの一覧画面から、スキャンデータ連携の進捗状況、
タイムスタンプ取得状況のステータスが確認可能

例)仕入一覧画面

GRANDIT 電子帳簿保存法対応(電子取引)

電帳法の「電子取引」区分要件でも、取引の明細データの保存期間が10年近くと長期にわたり、データ量が上位システムを圧迫する懸念があります。
また同法の改正により同法適用対象とするには全て取引データは電子保存が必要となります。書面での保存も認められなくなり、電子データとして所定の検索条件による抽出が可能であるシステム上で、一元管理することが求められます。
Paplesは、上位システムで印刷出力していた文書も、印刷先をPaplesドライバに指定するだけで取込み電子保存でき、帳票配信、電子契約サービス連携、帳票出力など様々な機能を備え、同法対応のみならず、様々な業務を効率化します。

NHSではGRANDITユーザ様、導入検討企業様に向けて電帳法対応に関する個別相談会を実施しております。
電帳法への対応をご検討のお客様は、社内の課題精査の上、関連部署お誘いあわせの上、お申込みください。

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